我不是工程師。我是一家旅行社的經營者。

我們公司沒有 IT 部門，沒有工程師，沒有資訊主管。但過去這一年，公司後台多了四十幾個會自己跑的系統，而且全部是我自己做出來的。

這 30 天，我想把這段過程寫下來。

一、事情是從月初開始的

一件做了好幾年的事

每個月月初，我們公司的會計要做一件事：登入八個銀行與金流平台的後台，一個一個把上個月的交易明細下載下來。

每一家的流程都不一樣：

• 有的要打圖形驗證碼
• 有的要收簡訊驗證碼
• 有的每次都得拿手機出來按推播
• 帳號選單要一個個切、幣別要一個個切、日期區間要手動設成上個月

點完四十幾次滑鼠，才拿得到當月對帳需要的原始資料。然後她要開始對帳。

這件事她已經做了好幾年。它不難，也不需要任何判斷——每個月的每一步都完全一樣。而正因為每一步都一樣，所以它每個月都準時吃掉她一大段時間，而且永遠不會變好。

而且不只一件

我看著這件事很久了。真正讓我決定動手的，不是它有多痛，而是我發現：公司裡像這樣的事，不只一件。

• 業務查一間飯店的同業報價，要去雲端硬碟裡翻 PDF
• 客人的詢問信進來，要有人手動建進系統
• OTA 的訂單信進來，要有人照著信裡的內容開一筆團
• 飯店的報價過期了，沒有人會知道——直到有人報價報到一半，發現價格不能用

這些事全都有一個共同點：

它們不需要判斷，只需要有人記得做。

二、卡住的從來不是技術

我相信每個旅行社的經營者，都看得出來自己公司有哪些事是重複的。真正的問題是下一步。

以前的下一步是：找外包。而找外包的第一件事，是寫一份規格書，講清楚我們公司的流程長什麼樣、哪裡有例外、哪些情況要人介入。

寫規格的人是我。因為只有我知道。

然後規格寫完，報價來了，時程來了，改一個欄位要排隊等兩週。對一家沒有 IT 的中小型旅行社來說，這條路的結論往往是「那算了」。

「我們公司沒有工程師」這句話，在我們這行常常不是一個現況描述，而是一個結論。講完就不用再想了。

過去一年變了的，是**「寫規格的那個人」可以直接把東西做出來**。

我不需要學會寫程式，但我需要把流程講清楚——而把流程講清楚，本來就是我最擅長的事。這一年我花最多時間的，從來不是寫程式，是說清楚我到底要什麼。

三、我做的第一件事不是寫程式，是盤點

54 個流程，32 個是死的

決定要動手之後，我沒有馬上做任何一個系統。我先把公司現有的自動化全部列出來。

我們用 Zapier 已經好幾年了。列完之後我看著那份清單愣了一下：

54 個流程，其中 32 個早就死了。

有 2020 年代的部落格自動發文專案，有辦完就結束的國旅活動回信，有被新版本取代但沒人刪掉的舊流程。它們全都還掛在帳號上，而我每個月都還在為這些屍體付錢。

我學到的第一課

這件事給我的啟發比我原本預期的大。問題從來不是「沒有工具可以用」，問題是沒有人會回頭看。

建立一個自動化的成本很低，低到大家都願意隨手建一個；但沒有人負責回頭檢查它還活著沒有。

所以我學到的第一課是：

自動化的第一步是盤點，不是開發。而且盤點不是做一次就好。

後來我自己也犯了同樣的錯——我有兩個排程在做同一件事，同一天被觸發了七次才發現。這件事晚點會專門寫一篇。

四、一年下來，大致長成這樣

【客人端】
 詢問信・OTA 訂單・官網表單 ─► 自動建檔
 累積多年的往來信件         ─► AI 回信助手（產草稿，人送出）

【供應商端】
 飯店報價 PDF ─► 自動辨識入庫 ─► 到期與追約清單
 團體文件     ─► 一鍵產出客人看得到的行程網頁

【財務端】
 八個銀行/金流後台 ─► 自動下載 ─► 自動對帳 ─► 儀表板與現金流預警

【內部雜務】
 信件轉寄・附件歸檔・會議室預約・合約到期提醒

不是每一塊都成功：

• 有一個金流平台我到現在還是登不進去，試了兩個禮拜最後決定放棄
• 有一家 OTA 的訂單解析我做到一半決定不做了，因為它格式改得太頻繁，自己維護划不來

這些我都會寫。只寫成功的文章沒有人會信，而且對你沒有用。

五、關於「省下三個人力」

我在參賽題目裡寫了「節省三個人力」。這是一個可以被查證的說法，所以我先把算法講清楚。

換算基準：一個人力 = 每個月大約 160 小時。

接下來每一篇的結尾，我都會補一行工時估算：誰、原本多久、現在多久、每個月省下多少。

三件事先說在前面：

六、一個會一直出現的問題：人站在哪一格

做到後來我發現，決定「電腦做什麼」其實不難。難的是決定人要站在哪一格。

同樣是自動化，我給了三個系統三種不同的位置：

判斷依據是三個問題：

1. 錯了誰買單？
2. 錯了看得出來嗎？
3. 改得回來嗎？

所以我不覺得「AI 自動化」等於「無人化」。

對一家沒有工程師的公司來說，人工審查不是保守，而是唯一負擔得起的品保方式——我們沒有測試工程師，沒有 code review，出錯的時候能擋下來的只有那個會看的人。

這條線會貫穿接下來的每一篇。每寫一個系統，我都會標出人站在哪裡、為什麼是那裡。

七、接下來 30 天

大致上會照這個順序走：

先講方法（怎麼盤點、怎麼選工具、不會寫程式的人怎麼跟 AI 合作），再從信件流開始，一路走到進單建檔、AI 回信、銀行下載與對帳、飯店報價與供應商管理，最後收在資安與成本。

但我不打算現在就把 30 篇的目錄訂死。公司的自動化還在長，這 30 天裡大概也還會有新的東西上線或壞掉，我想保留把它們寫進來的空間。

八、如果你也是旅行社

你現在可能正在想「我們公司沒有 IT，這些做不了」。我一年前也是這樣想的。

而我想說的是：

你不需要先有工程師，你需要先有一份清楚的流程描述。

你對自己公司流程的理解，比任何外部工程師都深——那才是起點。

而且第一步完全不用寫程式：去打開你公司的 Zapier、Make 或 Power Automate，把已經停用的流程刪掉。我做這件事的時候刪掉了 32 個。

明天我會寫盤點的方法，以及我用來決定「這件事到底值不值得自動化」的四個判準。那四個判準最有價值的地方，是它有時候會叫你不要做。